Jurnal Analasis Proses Bisnis

ANALISIS PROSES BISNIS

1. Pengenalan Perusahaan

1.1  Profil Perusahaan

PT. Virtus Technology Indonesia merupakan perusahan distributor TI di Indonesia yang menyediakan berbagai jenis solusi infrastruktur TI. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2007 dan sekarang bagian dari CTI group. Virtus memberikan portofolio komprehensif solusi infrastruktur TI produk serta layanan pendukung untuk sistem informasi perusahaan. Menjadi anggota yang didukung sepenuhnya dari PT . Computrade Technology International ( CTI ) Group of Companies , Virtus secara bertahap telah mendapatkan reputasi yang luar biasa dalam keahlian unpararelled dan ketepatan waktu pendistribusian produk dan layanan di industri TI. PT. Virtus berusaha untuk memastikan bahwa kami dapat meberikan pelayanan terbaik kepada business partner dan user kami, responsive dan dapat diandalkan. PT. Virtus bekerja sama dengan merek-merek teknologi terkemuka di dunia untuk merancang solusi terbaik dalam menjawab berbagai tantangan yang dihadapai oleh suatu bisnis.

1.2  Visi dan Misi

1.2.1    Visi Perusahaan

Menjadi distributor IT terkemuka di Indonesia dengan integritas dan support terbaik untuk mitra kami.

1.2.2    Misi Perusahaan

-          Memberikan kemudahan dalam melakukan bisnis dan memiliki nilai yang riil sebagai distributor yang tumbuh bersama dengan mitra.

-          Menjembatani product principal kami, mitra bisnis, dan pelanggan secara efisien dan unik dalam menawarkan solusi.

1.3  Struktur Organisasi

1.4  Fungsi Setiap Bagian Secara Keseluruhan

1.4.1    President Director

-          Menetapkan dan menjaga operasi agar sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan, baik dalam jangka pendek dan jangka panjang

-          Mewakili perusahaan di dalam hubungan dengan principle, business partner maupun end user.

-          Mengkaji ulang dan menganalisis kemajuan dari keuangan perusahaan, serta membandingkan hasil nyata dengan rencana-rencana dan metode yang telah ditetapkan.

-          Menerima laporan-laporan dan rekomendasi dari direktur, manager-manager, dan team leader.

1.4.2    Director

-          Menetapkan dan menjaga operasi agar sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan, baik dalam jangka pendek dan jangka panjang

-          Mewakili perusahaan di dalam hubungan dengan principle, business partner maupun end user.

-          Mengkaji ulang dan menganalisis kemajuan dari keuangan perusahaan, serta membandingkan hasil nyata dengan rencana-rencana dan metode yang telah ditetapkan.

-          Menerima laporan-laporan dan rekomendasi dari manager-manager, team leader, bahkan member yang laporannya langsung ke direktur.

1.4.3    General Manager

-          Memantau kinerja team-team yang di-handle oleh nya agar tetap berjalan sesuai dengan sasaran perusahaan serta berjalan sesuai dengan metode dan ketetapan yang telah dibuat

-          Melakukan penanganan serta memberikan solusi jika ada masalah di dalam team atau antar team

-          Membantu team yang memiliki kendala dalam menjalankan jobdesk mereka

1.4.4    Manager

-          Memantau kinerja team-team yang dihandle oleh nya agar tetap berjalan sesuai dengan sasaran perusahaan serta berjalan sesuai dengan metode dan ketetapan yang telah dibuat

-          Melakukan penanganan serta memberikan solusi jika ada masalah di dalam team atau antar team

-          Membantu team yang memiliki kendala dalam menjalankan jobdesk mereka

1.4.5    Team Leader

-          Memantau kinerja team-team yang di-handle oleh nya agar tetap berjalan sesuai dengan sasaran perusahaan serta berjalan sesuai dengan metode dan ketetapan yang telah dibuat

-          Melakukan penanganan serta memberikan solusi jika ada masalah di dalam team atau antar team

-          Membantu team yang memiliki kendala dalam menjalankan jobdesk mereka

-          Menjadi penyalur informasi dari para member ke atasan baik tentang kinerja mereka dan juga kendala yang sedang dihadapi oleh member

1.4.6    Sales

-          Di perusahaan ini, sales terdiri atas product manager, territory account manager, dan channel account manager / channel relation. Yang memiliki jobdesk masing-masing. Product manager adalah seseorang yang mengetahui sebagian besar tentang produk yang di-handle masing-masing serta melakukan negosiasi ke principle, pengorderan barang ke principle, serta mempromosikan produk yang di-handle ke partner-partner agar mereka dapat menjual produk tersebut ke end user. Karena pada dasarnya, perusahaan ini merupakan distributor IT, maka seluruh transaksi tidak dapat dilakukan dari end user langsung.

-          Channel account manager atau channel relation merupakan sales yang melakukan promosi produk-produk yang dijual di perusahaan ini ke partner-partner yang mereka handle.

-          Territory account manager merupakan sales yang melakukan promosi ke end user yang di-handle mereka. Walaupun pada dasarnya nantinya transaksi tidak dapat dilakukan langsung ke perusahaan, namun territory account manager akan melempar ke partner yang dapat bekerjasama menjalankan project yang telah di-create di user tersebut. Saling ketergantungan dan keterhubungan antara territory, channel dan product manager ini disebut triangle.

1.4.7    Presales

-          Engineer yang dapat melakukan promosi layaknya seperti sales, namun lebih ke teknikal dari setiap produk.

1.4.8    Engineer

-          Team teknikal yang melakukan perencanaan produk (sizing), uji coba produk (POC), serta melakukan implementasi dari produk-produk yang ditawarkan dalam perusahaan ini.

2. Gambaran Proses Bisnis Berjalan

Pada bagian ini akan membahas proses bisnis yang berjalan di dalam semua bagian yang ada di perusahaan PT. Virtus Technology Indonesia

            2.1 System Definition

PT. Virtus Technology Indonesia merupakan perusahaan distributor TI yang memasarkan productnya di seluruh Indonesia baik di instansi pemerintahan, telko, enterprise, hospitality, education, dan lain-lain. Product yang ditawarkan merupakan solusi TI yang dibutuhkan saat ini, contohnya storage, UTM, wireless, software OS dan masih banyak yang lain.

Proses yang berjalan secara umum :

Proses bisnis di perusahaan ini di awali dengan product update atau pengenalan product yang ditawarkan oleh perusahaan ini. Jika suatu instansi merasa membutuhkan product-product yang ada, maka dilanjutkan ke perencanaan yang akan di bangun. Setelah itu, maka akan dilakukan sizing untuk melihat dan menentukan tipe dan quantity yang dibutuhkan instansi tersebut untuk memenuhi kebutuhan mereka serta sesuai dengan perencanaan yang telah dirancang sebelumnya. Kemudian perusahaan ini akan mengirimkan penawaran yang dibuat oleh team product kepada instansi tersebut. Namun karena transaksi tidak dapat dilakukan secara langsung dari end user ke PT. Virtus maka akan ditunjuk beberapa partner untuk dapat bekerja sama dalam menjalankan pengadaan ini. Maka perusahaan ini akan memberikan penawaran ke end user yang sudah di rancang serta di sizing. Harga yang diberikan PT. Virtus ke end user hanyalah price info, untuk negosiasi dan lainnya akan dilakukan user ke partner yang ditunjuk. Partner ini pun dapat ditunjuk oleh disti atau user memilih/membawa sendiri. Kemudian pelanggan yang berminat akan memberikan purchase order. PO ini kemudian akan diteruskan oleh partner untuk order ke distributor dalam hal ini PT. Virtus Technology Indonesia. Setelah PO diterima oleh perusahaan ini, PO ini pun diproses dengan system yang ada di perusahaan ini. Jika barang ready, barang siap di kirimkan ke partner dengan kesepakatan term of payment yang sebelumnya harus dibicarakan. Jika barangnya indent maka distributor pun melakukan order ke principle. Setelah barang ready, barang dikirimkan ke partner. Team sales akan membuat permintaan pengiriman barang kepada gudang. Bagian gudang akan menyiapkan barang beserta surat jalan untuk di kirimkan ke partner.

Setelah sales order untuk partner tersebut telah jatuh tempo (sesuai dengan kesepakatan term of payment) maka bagian finance akan mengeluarkan penagihan. Setelah partner tersebut membayar maka transaksi tersebut selesai dan penjualan tersebut diakui sebagai performance dari sales yang mengerjakannya.

2. 2 Rich Picture

2. Identifikasi Permasalahan

Dalam melaksanakan proses yang ada pada perusahaan, adakalanya akan ada permasalahan-permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, disini dipaparkan beberapa permasalahan yang saya identifikasi selama melaksanakan jobdesk saya di perusahaan ini, antara lain :

1.      Adanya perebutan PIC antar team dalam suatu projek

2.   Adanya perbedaan quantity dari unit yang tercatat dalam sistem dengan unit yang ada pada warehouse

3.     Ide Penyelesaian Masalah

Untuk permasalahan yang saya identifikasi di atas, berikut ini beberapa solusi yang dapat saya berikan, antara lain :

1.      Sebenarnya system untuk menanggulangi perebutan PIC ini telah dibuat dan telah berjalan lebih dari satu tahun lebih belakangan ini. Namun belum digunakan secara maksimal, serta menurut saya system ini pun masih dapat dimaksimalkan lagi. Saat ini penanggulangan dari perebutan PIC ini adalah sales yang paling banyak meng-update pipeline pada system tersebut tentang project yang sedang dijalankan. Namun masih kurang melihat dari kualitas dari update yang dilakukan. Menurut saya, untuk hal seperti ini, tidak dapat ditanggulangi dengan sistem secara objektif. Namun harus dipertimbangkan dengan beberapa sisi. Siapakah yang paling tau tentang project ini, siapa yang paling ambil andil / yang paling banyak bekerja dalam project ini, dan pastinya harus dipertimbangkan juga update mereka di pipeline sistem yang telah dibangun. Agar seorang sales dapat lebih mempertanggungjawabkan dan bersemangat dalam mengerjakan project yang ia pegang. Bukan hanya mengerjakan dilapangan namun juga melaporkan seberapapun progress yang ada di project tersebut di pipeline. Agar dapat dikoordinasikan dengan atasan serta team-team yang dapat membantu agar project tersebut goal. Sehingga kesempatan menang di project tersebut semakin besar.

2.      Untuk permasalahan kedua yang saya identifikasi merupakan masalah yang menurut saya sangat kompleks dalam penanggulangannya apalagi untuk barang-barang retail. Sebenarnya system di perusahaan ini sudahlah baik, namun penggunaanyalah yang masih belum maksimal oleh para member. Adanya perbedaan quantity yang tercatat pada sistem dengan unit yang ada di warehouse memiliki banyak penyebab, misalnya adanya peminjaman barang oleh customer seperti untuk melakukan uji coba ataupun back up unit, yang kemudian dikembalikan ke warehouse oleh sales yang memberikan peminjaman sebelumnya. Adakalanya setelah pengembalian peminjaman unit itu dilakukan, team warehouse akan membuatkan stok ID yang baru untuk unit yang dikembalikan itu. Namun kemungkinan lupa untuk menghapus stok ID yang lama sehingga stok tersebut status nya tetap borrow. Kemudian stok ID yang dibuat baru tadi terjual sehingga adanya ketidakjelasan atas status borrow tersebut. Yang jika dibiarkan terus menggulung akan banyak status barang yang tidak jelas. Untuk itu saya memiliki satu pemikiran untuk menambahkan satu tools untuk pengembalian barang ke gudang sebagaimana ketika sales meminta persiapkan barang dikirim untuk dipinjamkan. Tools ini dibuat related ke delivery request to borrow yang sebelumnya dibuat yang kemudian related juga ke status stok dari item yang ada dalam delivery request tersebut. Sehingga setelah sales membuat dokumen tersebut, dan barang sudah ditarik dan tiba di warehouse, team warehouse tinggal meng-approve permintaan dari sales tersebut. Setelah di approve status barang akan ready dan jika terjadi perubahan stok ID, stok ID baru akan langsung tertera pada dokumen yang ditarik ketika pembuatan dokumen penarikan barang. Adapun perbedaan quantity antara sistem dengan fisik barang di warehouse dapat pula terjadi akibat adanya user yang meminta pengiriman secara cepat sedangkan dokumen (pemrosesan PO dalam system perusahaan ini) belum selesai. Sehingga mengakibatkan seorang sales harus membuat kan delivery request to borrow yang sebenarnya delivery tersebut untuk penjualan. Untuk dapat melakukan pengakuan (delivery request to customer) setelah pemrosesan sebenarnya selesai, maka sales tersebut harus meminta team gudang untuk membuat status itu menjadi ready terlebih dahulu. Namun ada kalanya sales terkadang lupa untuk membuat delivery request to customer tersebut setelah meminta stoknya di ready kan. Oleh sebab itu, banyak jumlah barang yang tidak sesuai dalam system dengan yang ada di warehouse. Menurut saya, hal ini juga dapat ditanggulangi dengan tools yang sebelumnya saya jelaskan, dimana dalam case ini, ketika sales akan membuat delivery request to customer, sales harus terlebih dahulu membuat dokumen pengakuan bahwasanya barang tersebut akan di delivery to customer yang sebenarnya sudah dikirimkan. Dari situ stok akan berubah menjadi ready kemudian sales harus langsung membuat delivery to customer nya secara langsung untuk menyelesaikan penggunaan tools tersebut. Jika tidak maka status akan kembali ke borrow.

Gambar 3.2a DFD level 1

Gambar 3.2b DFD level 2